Mange bryder sig ikke om at deltage i hybridmøder over video. Kim Melander Jensen, politisk chef for arbejdsmiljø og arbejdsliv ved Lederne, giver tre gode råd til, hvordan man bør afvikle hybridmøder på en arbejdsplads – uden at deltagerne falder fra.
De færreste af os er ret vilde med onlinemøder, hybridmøder, og hvad vi nu ellers kalder det.
Da covid-19 tog lukkede det danske samfund ned, måtte virksomhederne og medarbejderne vænne sig til hjemmearbejde og hybridmøder, og det har siden holdt ved. Mange arbejder i dag fysisk på arbejdspladsen nogle af dagene, mens man andre dage arbejder hjemmefra.
Ifølge en spørgeskemaundersøgelse, foretaget blandt Danish Export Associations (DEA) medlemmer, afvikles cirka halvdelen af alle møder i dag hybridt. Derfor skal gælder det om have styr på, om forholdene under hybridmøderne er de rigtige for medarbejderne.
”At afholde hybridmøder handler om at finde den rette balance. Hvor mange er fysisk til stede, og hvor mange er online? Det er noget, man skal vurdere afhængigt af mødet, så man kan skabe en balance, der inkluderer alle”, siger politisk chef for arbejdsmiljø og arbejdsliv hos Lederne, Kim Melander Jensen.
Tre råd til mødeafvikling
Han giver samtidig tre gode bud på, hvilke forhold, der er vigtige, når hybridmøder skal afvikles og informationer skal huskes af mødedeltagerne. Først og fremmest slår han fast, at teknikken skal fungere hundrede procent.
”Det er vigtigt at både dem, der deltager fysisk, og dem, der er med online hjemmefra, kan kommunikere tydeligt med hinanden. Teknikken skal være på plads for dette formål. Desuden er det afgørende, at alle kan være synlige under mødet. Det indebærer, at både dem, der deltager online via kamera, og dem, der er til stede fysisk, kan ses,” siger han.
Det næste råd indebærer, hvordan man gør mødets formål tydeligt for dem, der deltager.
”Den, der er ansvarlig for mødet, bør skabe nogle tydelige rammer for mødet. Hvorfor man har sat mødet op, og hvad man skal have ud af det. På den måde ved alle, hvad deres rolle er, og hvad de kan bidrage med. En tydelig dagsorden er altså en god idé.”
Det sidste råd er afgørende for, at man går ud fra mødet med samme opfattelse og en god forståelse for det gennemgående.
”Det er en god idé, at den, som faciliterer mødet, afslutningsvis giver en opsummering på mødets indhold, så alle er klar over, hvad der er besluttet, eller hvad konklusionen er på mødet.”
Det har tidligere været beskrevet på Marketconnect, at danskerne ifølge undersøgelsen fra DEA, ikke gider hybridmøder. I den forbindelse sagde undersøgelsens bagmand, Mads Holm Iversen, at han var tilhænger af idéen om at bruge én onlinedeltager som facilitator.
Kim Melander Jensen tror også på, at dette kan være et godt bud på, hvordan man kan facilitere hybridmøder bedst muligt.
”Det tror jeg godt kan fungere i mange tilfælde. Det kommer selvfølgelig an på, hvilken type møde det er, og hvis det tekniske fungerer, kan jeg godt se, at det vil kunne fungere rigtig godt, ” siger han.