I danske virksomeder og organisationer går der alt for meget tid med at holde møder om stort og småt, og for mange medarbejdere er alle disse møder spild af tid. Det falder tit og ofte tilbage på dårlige møderholdere, mener to eksperter.
“Indkalder du ikke lige afdelingen til møde?”
Sådan lyder det nok tit og ofte, når en given afdeling i en given virksomhed skal snakke om et givent emne, og alle afdelingens medarbejdere således trækkes væk fra deres arbejde i 30 til 60 minutter. For mødekulturen på mange arbejdspladser er løbet løbsk, og ifølge Aros Kurser oplever 9 ud af 10 medarbejdere, at møder spilder deres tid, og ineffektive møder fører ofte til frustration og nedsat arbejdsglæde.
Spørger man Wenche Strømsnes, stifter og leder af BetterMeetings, dukker både medarbejdere og ledere op til møder uden at have forberedt sig, hvilket ofte gør mødet både overfladisk og irrelevant.
“Nogle kalder drillende deres dagsorden (agenda) for ‘Againda’, fordi det er det samme, der bliver talt om igen og igen. Det er ikke kun et irritationsmoment for alle, der deltager, men et reelt problem, der truer effektiviteten i hele organisationen,” skriver hun i en klumme i Erhverv+.
Nældens rod
Det faktum, at mange ledere og mødeholdere ikke er ordentligt forberedte til de møder, de selv indkalder til, går igen mange steder, ifølge Kenn L. Hansen, der er retoriker og grundlægger af konsulentvirksomheden EPO, hvor han træner bl.a. mange ledere og specialister i finanssektoren.
“Rigtig mange siger til mig, at de ikke har tid til at forberede deres præsentationer ordentligt. Men prøv lige at tænke det her regnestykke igennem: Ti personer skal overvære din præsentation på 45 minutter. Men fordi du ikke brugte den nødvendige ekstra time på forberedelse, koster det ti gange 45 minutters spildt tid for organisationen, og medarbejderne får ikke den nødvendige viden,” siger han til Finansforbundet.
Han fortæller videre, at udover den tid, lederen bruger på selve mødet, bruges der ofte også meget tid bagefter på at følge op på og rydde op efter den dårlige kommunikation, som mødet endte ud i.
Derfor er netop forberedelsen også det mest oplagte sted for lederen at søge at blive bedre, hvis det står til Wenche Strømsnes.
“Nældens rod handler om forberedelse. Møder er nemlig samtale. Samtale får kun kvalitet, hvis alle, der deltager i den, har haft individuel tænketid først. Det ved alle, der er dygtige facilitatorer, og de bruger metoder til at lægge netop det ind i deres processer. Men ledere behøver ikke nødvendigvis være facilitatorer. En leders opgave er en anden. En leder skal skabe klarhed,” skriver hun.