Virksomheder kan afkorte deres onboarding-processer med 50 procent, men de færreste gør det. I stedet spilder de store mængder tid og ressourcer ved at fastholde forældede arbejdsprocesser.
Sidemandsoplæring og oplæringssiloer til brug ved onboarding er velkendte men forældede arbejdsprocesser i mange danske virksomheder. De koster tid og ressourcer, og samtidig skabes og opretholdes der individuelle vidensbanker, som gør virksomhederne særdeles sårbare. Sådan lyder udmeldingen fra Spitze & Co, der står bag vidensværktøjet Responza.
Ifølge Martine Koehler Andersen, der er direktør i Spitze & Co og knowledge management ekspert, er der meget at hente i effektivisering og fastholdelse af medarbejdere, hvis virksomhederne formår at ændre kurs i deres oplæring af nye ansatte.
“Ved at nytænke og effektivisere onboarding kan processerne optimeres og gøres 50 % hurtigere. Med virksomhedens viden samlet i én pulje øges produktiviteten, og onboardingprocessen bliver langt mere effektiv. Samtidig medvirker en samlet og centreret vidensbank til optimering af alle aspekter i en virksomheds aktiviteter, da afdelingerne bliver mere fleksible, undgår fejl og flere medarbejdere kan langt mere,” siger Martine Koehler Andersen.
Mere effektivitet
En af de virksomheder, som har styrket kvaliteten af deres onboarding, er logistikvirksomheden Bring, der har over 13.000 medarbejdere på verdensplan.
“Vi har tidligere udelukkende haft sidemandsoplæring i vores onboardingprocesser. Det var en meget ressourcetung opgave, og selv det set up kunne ikke garantere, at medarbejderen fik al relevant viden med sig i opstarten. Responza-portalen gør, at vi har minimeret sidemandsoplæring, og i stedet arbejder nye medarbejdere mere eller mindre selvstændigt efter en kort introduktionsfase. De bliver nu langt hurtigere selvforsynende og bedre klædt på til at kunne klare udfordringer,” siger Niklas Nyblom, Team Coordinator i Customer Service hos Bring.
Han fortællere videre, at Bring som virksomhed ikke alene sparer en fuldtidsressource til sidemandsoplæring. De har også mulighed for at starte flere medarbejdere op samtidig, uden at det går ud over kvaliteten i onboardingprocessen.
Hos virksomheden Monotree, der har udviklet en app, der digitaliserer en række arbejdsgange hos restauratørerne, såsom bl.a. onboarding, tilfredshedsundersøgelser og dagens to-do-lister, ser man også tendensen med øget digitalisering ude i virksomhederne.
“Der er et stadigt større fokus på effektivisering rigtig mange steder, for det kan være med til at spare den enkelte virksomhed penge og ressourcer, der med fordel kan lægges bruges et andet sted,” siger direktør i Monotree, Gegers Sander.
Medarbejderfastholdelsen øges
Effektiv onboarding handler i høj grad også om efterfølgende medarbejderfastholdelse, og ifølge HR-specialist, Lars Schou fra HR Company går medarbejdernes tilfredshed hånd i hånd med deres selvstændighedsfølelse.
“Uanset branche ligger det helt grundlæggende i os mennesker, at vores arbejdsglæde øges, når vi hurtigt kan varetage arbejdsopgaver selvstændigt,” siger Lars Schou.
Gregers Sander mener også, at digitaliseringen spiller en stor rolle i både rekrutteringen af nye medarbejdere, og fastholdelse af dem, man allerede har.
“I dag forventer vi nogle helt andre ting, end man gjorde for ti år siden. Der er bare krav om, at arbejdsopgaver, onboarding og meget andet er nemt og digitalt tilgængeligt. Mange virksomheder taber medarbejdere, fordi de ikke har indset dette faktum i tide.”
Hos HR Company mener man, at netop fejlrekruttering og manglende medarbejderfastholdelse kan ende med at blive en særdeles dyr affære for virksomheder.
“Alt afhængig af stillingen kan det nemt koste 300.000 kroner i ekstra omkostninger, hvis en medarbejder ikke matcher stillingen. Så jo bedre en kandidat er onboardet, jo større sandsynlighed er der for at fastholde medarbejderen, og jo før kan virksomheden vurdere, hvorvidt den enkelte medarbejder er et match for virksomheden,” siger Lars Schou.
Vidensværktøjet Responza blev anvendt under pandemien, hvor blandt andet Styrelsen for Patientsikkerhed stod med onboarding af op til 50 mennesker om dagen og gjorde behovet for en samlet vidensbank med al tilgængelig information essentielt.